La planification si elle ne suffit pas à elle seule à nous permettre d’atteindre nos objectifs, contribue largement à donner une direction à nos projets et nous aide à les concrétiser. En étant précis et en inscrivant nos actions dans le temps il y a plus de chance que cela nous motive à passer à l’action.
Une organisation pour chacun
Le rapport à l’organisation est propre à chacun et varie en fonction de ses besoins et son amour pour l’organisation. Je parle d’amour parce j’ai un rapport particulier avec l’organisation et que je sais ce que je lui dois😅. Beaucoup de mes projets seraient restés en suspens si je n’avais pas pris le temps de les décortiquer et les planifier.
Si vous pensez que l’organisation, ce n’est pas fait pour vous je vous invite à lire mon article 3 idées reçues sur l’organisation.
Il existe une multitude d’outils et méthodes pour organiser ses journées, semaines, mois, années et ainsi améliorer sa vision à court, moyen et long terme. Sans vous faire l’apologie de la planification, je vais à travers cet article, vous présenter quelques outils, astuces et raisons de l’adopter dans le domaine professionnel, comme dans le privé.
Quelques astuces et raisons de l’adopter
1. Organiser ses rendez-vous
Afin de s’y retrouver facilement, de ne pas se retrouver avec 2 rendez-vous au même moment ou en oublier certains, il est préférable d’utiliser un seul agenda qu’il soit électronique ou papier et de l’avoir toujours sur soi, afin de les enregistrer au fur et à mesure.
2. Définir ses objectifs
Une fois que nous avons nos objectifs en tête, nous pouvons plus aisément décider des actions à entreprendre, identifier les ressources nécessaires et les planifier dans la durée.
Ce qui permet d’établir et donner du sens à ses actions, d’avoir une vue d’ensemble de ce qu’il y a à mettre en place, de suivre les avancés de ses projets.
Quelques soit votre objectif, que vous ayez envie de changer de travail, de faire évoluer votre entreprise, ou revoir l’agencement de votre boutique, établir un plan d’action vous permet de gagner en clarté d’esprit, efficacité et sérénité.
Voici un exemple de tableau à compléter selon vos projets ou envies. Vous partez de l’idée principale que vous découpez en plusieurs actions et suivez vos avancés pas à pas. Cela rassure et vous permet de savoir où vous en êtes et ce qu’il vous reste à faire.
Si vous ne l’avez jamais tenté, essayez et vous m’en direz des nouvelles !
3. Hiérarchiser ses priorités
Lorsque l’on a une vue d’ensemble de ce que nous avons à faire, il est beaucoup plus facile de les organiser dans le temps.
La matrice d’Eisenhower permet de classer les tâches à effectuer selon leur degré d’urgence et d’importance et ainsi fixer ses priorités, déléguer certaines tâches et supprimer celles qui ne sont pas essentielles à l’aboutissement de ses projets.
Faites l’exercice en début de semaine. Classez toutes vos actions dans les différentes cases et analysez vos résultats. Dans quelle catégorie classez-vous le plus d’actions ? Qu’est ce que cela indique ?
4. Elaborer des processus
Il y a certaines actions, évènements que l’on répète d’année en année, voir que l’on reproduit tous les jours. La planification permet de mettre en place un plan, d’élaborer des processus plus ou moins précis, en découpant un objectif en plusieurs actions qui s’inscrivent dans le temps et la durée et ainsi il est plus aisé de les reproduire et de les retransmettre.
Voici un exemple concret, vous êtes gérant de restaurant ce qui implique une certaine logistique avant chaque service. Afficher un plan de préparation avec les durées approximatives permet de ne rien oublier, de se concentrer sur ce qu’il y a à faire en suivant un plan et facilite la tâche des formateurs et nouveaux arrivants.
Mettre en place des procédures à l’avantage de :
- Faciliter le passage à l’action,
- Eviter de s’éparpiller
- Augmenter les chances de tenir les délais
- Créer un modèle
- Gagner du temps
- Analyser et améliorer les procédés
5. Choisir ou créer ses propres outils de planification
Il existe une multitude d’agendas et applications qui aident à structurer son emploi du temps. Petite astuce si vous utilisez le format papier, utilisez un crayon ou stylo effaçable afin de pouvoir faire proprement les corrections nécessaires.
Vous pouvez aussi créer vos propres outils qui s’adapteront parfaitement à votre situation, que vous pourrez faire évoluer au fur et à mesure que vos besoins évolueront.
6. Laisser de la place aux imprévus
J’entends parfois « à quoi ça sert de planifier rien ne se passe jamais comme prévu ».
Effectivement parfois il y a des imprévus et le fait d’avoir organiser son travail permet de s’adapter plus facilement.
Pour pallier aux imprévus, garder une marge de sécurité en fonction de l’importance et la difficulté de la tâche à réaliser peut vous aider à tenir les délais.
Si vous êtes adepte des retards et que vous souhaitez y remédier, là encore il n’y a pas 36 solutions, prévoyez une marge de sécurité.
7. L’organisation, une compétence transversale
L’organisation est aussi bien utile dans la vie personnelle que professionnelle, dans tous les domaines confondus.
Par exemple, un outil que j’affectionne particulièrement c’est l’organisation des menus de la semaine. Ainsi, « la maîtresse de maison » 😉 n’est plus indispensable à la réalisation des repas, chacun peut entreprendre de préparer le repas le moment venu.
On réalise le planning de la semaine et exit les :
- « On mange quoi ce soir ? »
- Les retours au supermarché à la sortie du travail parce qu’il manque quelques choses
- Le gâchis alimentaire
Conclusion
La planification permet de gagner en efficacité, sérénité et clarté d’esprit.
Je perçois l’organisation et la planification comme un confort de vie, qui me permet de prendre du recul sur mon quotidien, mes objectifs, ma vie en général, pour me concentrer sur l’essentiel. C’est l’occasion chaque mois chaque semaine, lorsque j’établis ma feuille de route, d’analyser mes résultats, de remettre en question mes choix, de m’adapter et me réajuster si besoin.
Et vous qu’en pensez-vous ?